Protección de datos

1. Marco normativo aplicable

El tratamiento de datos personales vinculado a Event Manager, su web, app móvil, EM Server Pro y conectores cloud se rige, con carácter general, por el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y por la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).

Cuando en lenguaje habitual se hable de "LOPD", debe entenderse actualizado al marco vigente RGPD + LOPDGDD, salvo que se cite expresamente normativa anterior por razones históricas o contractuales.

2. Principios de tratamiento

• Licitud, lealtad y transparencia: los datos deben tratarse con base jurídica válida y con información clara para las personas afectadas.
• Limitación de la finalidad: los datos se usarán para finalidades determinadas, explícitas y legítimas.
• Minimización: se procurará tratar solo los datos adecuados, pertinentes y necesarios para cada operación.
• Exactitud: el cliente y los usuarios deben mantener actualizados sus datos y revisar la corrección de la información cargada.
• Limitación del plazo de conservación: la retención se ajustará a la finalidad, al contrato, a la seguridad y a las obligaciones legales.
• Integridad y confidencialidad: se aplicarán medidas razonables para prevenir accesos no autorizados, alteraciones, pérdidas o filtraciones.

3. Distribución de roles

Como regla general, la empresa cliente que utiliza Event Manager para su actividad actúa como responsable del tratamiento respecto de los datos personales que introduce, consulta o explota en su operativa. Virtual Media Producciones S.L. actúa como proveedor tecnológico y, cuando corresponda, como encargado del tratamiento, limitado a la prestación técnica y contractual del servicio.

Los servicios de terceros conectados por decisión del cliente, como Dropbox, OneDrive, Google Drive, Firebase, hosting o infraestructura asociada, pueden intervenir como encargados, subencargados o proveedores independientes, según el servicio concreto y la configuración contratada.

4. Información que debe facilitarse a los interesados

El cliente que use Event Manager para tratar datos personales de trabajadores, contactos, asistentes, proveedores, clientes u otras personas deberá informarles de forma adecuada sobre el responsable, las finalidades, la base jurídica, los destinatarios, los plazos de conservación y los derechos que les asisten.

Virtual Media Producciones S.L. pone a disposición este centro legal como capa pública general, pero cada empresa cliente debe completar sus propias cláusulas, contratos, registros de actividades y, en su caso, análisis de riesgos o evaluaciones de impacto que resulten exigibles.

5. Derechos de las personas

Las personas interesadas podrán ejercer, cuando proceda, sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento, portabilidad y retirada del consentimiento frente al responsable que corresponda en cada caso.

Si la solicitud se refiere a datos gestionados por una empresa cliente dentro de Event Manager, la petición deberá dirigirse en primer término a dicha empresa. Si afecta a datos tratados directamente por Virtual Media Producciones S.L. como responsable, podrá dirigirse a info@eventosmanager.es.

6. Seguridad, incidencias y logs

Virtual Media Producciones S.L. aplica medidas técnicas y organizativas razonables de seguridad, control de acceso, trazabilidad e integridad. EM Server Pro puede almacenar logs operativos no sensibles con fines de supervisión, envío de notificaciones, diagnóstico y continuidad del servicio, conservados según su finalidad, la gestión de incidencias y las obligaciones aplicables, sin un plazo de borrado automático uniforme para todos los registros.

El cliente sigue siendo responsable de administrar usuarios, permisos, credenciales, copias de seguridad, dispositivos y redes de su propia organización. La seguridad final también depende del uso diligente por parte del cliente y de los terceros tecnológicos que este active.

7. Documentos y mercancías digitales

Los archivos PDF, imágenes y demás documentos asociados a eventos, albaranes, riders, facturas o expedientes pueden incluir datos personales. Su tratamiento se rige además por la política NUMD. Cuando esos archivos estén alojados en las nubes del propio cliente, Event Manager actúa como medio de acceso, transporte o sincronización técnica, sin explotar comercialmente su contenido ni cederlo a terceros ajenos a la prestación del servicio.

8. Recomendaciones de cumplimiento para clientes Event Manager

• Formalizar contrato de encargo del tratamiento con Virtual Media Producciones S.L. cuando proceda.
• Identificar qué datos personales se tratan en EM y con qué finalidad.
• Revisar usuarios, roles, permisos y accesos a documentos.
• Valorar si procede análisis de riesgos, evaluación de impacto o políticas internas adicionales.
• Informar correctamente a trabajadores, contactos y demás personas afectadas.
• Revisar contratos y condiciones de los proveedores cloud y de mensajería/notificaciones que se utilicen.